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Como configurar uma conta Exchange?

A conta Microsoft Exchange permite aos seus funcionários utilizar um conjunto de ferramentas de escritório, como as destinadas a mensagens eletrónicas, bem como agendar ou planear tarefas e reuniões. Existem duas opções disponíveis para si, ao usar uma conta Exchange: alojamento nos servidores das suas próprias instalações, ou alojamento oferecido por uma estrutura especializada.

Este último é fornecido pela Ikoula e a sua solução Hosted Exchange, graças à qual poderá trabalhar em colaboração, através do PC ou smartphone. A conta Exchange requer uma configuração que é bastante fácil de instalar.

Configuração de uma conta Exchange em PC

Para configurar uma conta Exchange em PC (Outlook), encerre primeiro o serviço de email do Outlook. Se não tiver o Outlook no seu computador, deverá fazer o download e instalar o programa. As etapas apresentadas a seguir aplicam-se a um PC com Windows:

  1. Aceda ao “Painel de controlo” e clique no ícone de email.
  2. Na janela que se abre, selecione "Contas de email".
  3. Abre-se uma nova janela: clique em "Novo".
  4. Em seguida, clique em “Configuração manual” na janela disponível.
  5. Clique na opção "Servidor Microsoft Exchange ou Serviço Compatível".
  6. Estarão disponíveis vários campos de configuração para preencher. O servidor que corresponde ao nome do prestador de alojamento do servidor Exchange, ou o seu endereço IP. Poderá obter essas informações da organização que gere a conta Exchange. Também deverá indicar o seu endereço de email. Este deve conter o sinal gráfico @. Em seguida, clique em "Verificar nome".
  7. Neste ponto, deverá conectar-se, inserindo o seu nome de utilizador (sem o sinal @ ou o domínio, que constitui a parte do seu endereço de email após o sinal @) e a respetiva palavra-passe.
  8. A ligação foi estabelecida? Clique em "Configurações adicionais".
  9. Abrir-se-á uma janela de propriedades. Marque a única caixa disponível e clique em "Configurações do Proxy Exchange".
  10. Para as configurações proxy, insira o nome do prestador de alojamento ou o endereço IP do servidor Exchange e desmarque a caixa "Conectar apenas com SSL".
  11. Para concluir o processo de configuração da sua conta Microsoft Exchange, basta confirmar a janela.

Configuração de opções para uma conta Exchange em PC

Poderá configurar a sua conta Exchange de forma mais específica, a fim de aproveitar ao máximo as opções oferecidas. Assim, terá a possibilidade de dar um nome à sua conta, para a identificar mais facilmente. Restringir o tamanho dos ficheiros de dados offline do Outlook (.ost) pode ser uma boa prática. Aceda à guia "Avançado" e clique em "Configurações do ficheiro de dados do Outlook" e em "Compactar". Se o seu trabalho tende a ser móvel, a solução Outlook em Qualquer Lugar permite ligar o Outlook ao servidor Exchange, a partir de qualquer ponto de acesso à Internet. Se concluiu as etapas de 8 a 10 da configuração explicada anteriormente, esta opção já estará disponível.

Como configurar a sua conta Exchange num smartphone?

Configuração de uma conta Exchange em Android

Em Android, poderá configurar a sua conta Exchange na aplicação Gmail. Primeiro, instale a aplicação Gmail, disponível na Google Play Store. É possível que ainda não tenha aqui nenhuma conta configurada. Clique em "Adicionar um endereço de email" e selecione "Exchange e Office 365". Insira o endereço de email pretendido e clique em "Seguinte". Insira a palavra-passe da sua conta de email. Em seguida, clique em "seguinte" para continuar. Por último, deverá inserir as configurações do servidor, designadamente:

  1. Nome de domínio/utilizador: aqui deverá inserir o endereço de email completo.
  2. Palavra-passe: a palavra-passe da sua conta de email.
  3. Servidor: forneça o endereço do servidor que aloja a sua conta Exchange. Pergunte ao administrador do sistema ou ao seu fornecedor de acesso, se a conta Exchange é alojada por terceiros.
  4. Porta: deverá usar a porta 443.
  5. Tipo de segurança: selecione SSL/TLS.

Em iOs (smartphones da Apple), o processo é basicamente o mesmo.

Como selecionar um fornecedor Microsoft Exchange?

Se não possui os recursos necessários para alojamento do servidor que aloja as suas contas Exchange, ou se preferir confiar essa tarefa a um profissional, existem inúmeros fornecedores capazes de alojar as suas contas Exchange com um nível elevado de fiabilidade e segurança. De qualquer forma, deverá certificar-se de que o profissional em causa oferece as garantias e as opções necessárias. Entre os serviços mais importantes, enumeram-se os seguintes:

  • Possibilidade de sincronizar todos os dispositivos passíveis de aceder ao Exchange: PC, smartphone, etc.
  • Anti-software malicioso, antivírus e anti-spam eficazes.
  • Opção de consultar mensagens que já tenham sido abertas no modo offline.
  • Personalização dos resultados do Exchange, dependendo da utilização de cada funcionário.
  • Reatividade e disponibilidade da assistência técnica, para garantir a continuidade dos seus negócios.

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